Automatiseer saai werk met het Power Platform

Automatiseren wordt steeds eenvoudiger met de komst van het Microsoft Power Platform. Met Power Apps en Power Automate worden regelmatig terugkerende taken eenvoudig geautomatiseerd. Een enorm verbeterpotentieel voor MKB bedrijven. Techniek is geen probleem, veranderprocessen wel. Veel bedrijven willen wel werken met data, maar zijn er nog niet helemaal klaar voor. Daar ligt een mooie uitdaging. Het effect van automatisering is dat saai repeterend werk geautomatiseerd wordt. Zeker wanneer werknemers niet accepteren dat hun taken geautomatiseerd worden.  

Het Power Platform bestaat uit Power BI, Power Apps en Power Automate. In mijn vorige blog heb ik beschreven hoe met Power BI rapportages gemaakt worden. Nu nog relatief minder bekend zijn Power Apps en Power Automate. Hiermee kun je eenvoudig apps en workflows (laten) bouwen voor intern gebruik binnen je organisatie. De apps worden gebruikt op mobiele telefoons, tablets en desktops van medewerkers. Tot voor kort was het bouwen van apps en workflows een ingewikkeld gedoe met bijvoorbeeld JavaScript, Python, HTML en databases. Voor complexe apps is het nog steeds nodig om code op maat te schrijven maar steeds vaker kun jezelf deze moeite besparen.

Power Apps en Power Automate worden bijvoorbeeld gebruikt voor:

  • Automatisch voor het MKB bedrijf relevante berichten op Twitter en andere social media verzamelen en vastleggen in een database voor marketingmedewerkers
  • Urenregistratie en het verwerken van afleverbonnen op mobiele telefoons voor buitendienst medewerkers, inclusief een handtekening van de ontvanger plaatsen op het mobieltje
  • Scannen van inkomende e-mails met inkoopfacturen en deze vastleggen in het boekhoudpakket voor medewerkers op de financiële administratie
  • Automatisch berekenen en uitbrengen van offertes nadat een webformulier is ingevuld, inclusief het drinken van e-mails naar verkoopmedewerkers die de opvolging doen
  • Power BI managementrapporten via een app mobiel bekijken

Dit zijn maar enkele voorbeelden, er is veel meer mogelijk door Power Apps en Power Automate in combinatie met databases en voorspelmodellen.

De oplossing is meteen ook de uitdaging

Pas geleden was ik aan de slag bij een drukkerij waar veel routinematige calculatiewerkzaamheden op de verkoop binnendienst uitgevoerd worden. Dat is zo tijdrovend dat er elke avond overgewerkt moest worden en er orders gemist zijn omdat er aan de telefoon niet de tijd werd genomen om goed naar potentiële klanten te luisteren. De directie ziet automatisering wel zitten maar enkele medewerkers op de afdeling willen niets van automatisering weten. Ze waren al jaren gewend om hun gegevens in te kloppen in een calculatiepakket uit de vorige eeuw. Er werden allerlei excuses bedacht om aan te geven dat automatisering nooit zou werken. Hoe ga je hiermee om?

Geen alternatieve tekst opgegeven voor deze afbeelding

App met een workflow in een dag

Het leuke van Power Apps en Power Automate is dat je medewerkers kunt leren om zelf te automatiseren. Om oplossingen te bouwen is het niet nodig om een moeilijke programmeertaal te leren. Zo wordt automatiseren leuk! Medewerkers die hier eerst fel tegen zijn worden trotse eigenaren van zelf gebouwde administratieve robots.

De positieve verandering bereik je met een Power App in één dag. Ik doe dit door op een afdeling de saaiste taak aan te pakken en hiervoor samen met medewerkers een automatische administratieve workflow te bouwen. Zeker als het bedrijf al werkt met Microsoft Office 365, Dynamics of Business Central is veel snel mogelijk. Als aan het einde van de dag de mobiele apps zijn geïnstalleerd en de workflow blijkt te werken zie je blije gezichten. De eerste stap naar het zelf werken met data is gezet.