Door data uit verschillende bronnen combineren kunnen bedrijven hun bedrijfsvoering verbeteren. Zo ga je verder dan standaardrapportages in je applicaties.

Applicaties zoals een boekhoudsystemen, ERP pakketten of webshops slaan data op in databases. Deze data gebruiken bedrijven om rapportages samen te stellen. Zoiets start met een eenvoudige grafiek waarin de omzetontwikkeling per periode wordt weergegeven. Maar er is veel meer mogelijk. Zoals de respons op marketingcampagnes voorspellen of selecteren voor welke klanten je wel of niet wil werken. Business Intelligence (BI) zet data om in bruikbare informatieproducten.

Standaard rapportages
Eenvoudige informatieproducten zijn vaak onderdeel van softwarepakketten. Zo kan een boekhoudpakket een overzicht van openstaande betalingen, inclusief duidelijk grafieken tonen. Callcentersoftware kan het aantal inkomende calls in de wacht tonen en in rapportages weergeven hoelang gesprekken gemiddeld duurden. Gebruikers bekijken rapportages via de applicatie en de eventueel beschikbare exportmogelijkheden naar CSV of Excel bestanden. In veel gevallen is dit voldoende. Bedrijven die meer willen moeten data uit verschillende databases combineren.

Verschillende bronsystemen
Veel bedrijven werken met verschillende bronsystemen. Om offertes uit te brengen en opdrachten via een workflow af te handelen is geavanceerde ERP-software beschikbaar. Voor de verkoop zijn webshops via allerlei pakketten beschikbaar. Verder gebruiken vrijwel alle bedrijven een financieel systeem voor de boekhouding.

Data combineren
Stel dat een bedrijf data uit deze 3 bronnen wil combineren om te bepalen wat het rendement per klant is. De data uit de webshop is nodig om het koopgedrag te analyseren. Zoals de verhouding tussen aanvragen en geplaatste bestellingen. Informatie uit het boekhoudpakket is nodig financiële analyse. Zoals kredietwaardigheid en betaalgedrag een klant. Informatie uit het ERP systeem is weer nodig om te analyseren of opdrachten van een bepaalde klant efficiënt verwerkt zijn.

Datagedreven beslissingen nemen
Door data over iedere klant dagelijks te combineren kan een productiebedrijf bepalen aan welke klanten in meer of mindere mate aandacht gegeven wordt. Van welke klanten accepteren we wel of geen opdrachten als de productie vrijwel vol zit of wanneer er sprake van het tekort aan papier? Wat is het optimale prijsniveau per klant en per periode? Dit inzicht moet gedeeld wordt via een mobile app, dashboard of bedrijfsapplicatie op kantoor.

Het dataplatform
Met deze praktijkvraag kan een Business intelligence (BI) specialist aan de slag. Om te beginnen wordt ruwe data uit de drie verschillende bronsystemen gekopieerd in een bedrijfseigen dataplatform, ook wel datawarehouse (DWH) genoemd. Dit kan per dag, per uur tot zelfs realtime. De BI-specialist stelt het DWH zo in dat data opgeschoond en gecombineerd wordt. Ook wordt historische data bewaard voor analyses. Er worden tabellen aangemaakt die zo zijn vormgeven dat het mogelijk om snel te laden BI rapportages te leveren. 
 

Beschikbaarheid van data
Belangrijke voorwaarde is dat het dataplatform gevoed kan worden vanuit de bronsystemen. Moderne software is hierop voorbereid en meestal is dit dan ook geen probleem. Maar wat nu als er gewerkt wordt met ERP systemen die nog In de vorige eeuw zijn ontwikkeld? In dat geval moet er na zorgvuldige analyse de maatwerk koppeling gebouwd worden. Zoiets is altijd mogelijk maar kan soms veel tijd en geld kosten. De business case voor het invoeren van BI kan dan zelfs negatief uitpakken.

Veilig data delen
Als het wel lukt kan de (BI) specialist rapportages maken die dagelijks ververst en gedeeld worden met gebruikers. Hiervoor maak je rapportages die de bedrijfsvragen beantwoorden. Het is ook mogelijk om datasets te leveren die gebruikers gebruiken om zelf analyses te uit te voeren. Per gebruiker wordt bepaald wie welke data mag zien. Dat is een stuk veiliger data Excel bestanden rondmailen, wat helaas nog in veel bedrijven gebeurt.

BI-architectuur als voorwaarde
Bedrijven kiezen er zelf voor om met BI aan de slag te gaan om vragen e beantwoorden die niet met standaardrapportages te beantwoorden zijn. Een eigen dataplatform staat meestal in de cloud. Zelf gebruik ik hiervoor Azure in combinatie met Power BI voor het rapporteren. In de complete BI-architectuur worden bronsystemen, datawarehouse en andere applicaties aan elkaar verbonden. Het ontwerpen en inrichten van een BI-architectuur, passend bij een bedrijfsstrategie is een creatief proces dat meestal snel vruchten afwerpt.