Power BI rapportages in drie stappen

Automatiseren wordt steeds eenvoudiger met de komst van het Microsoft Power Platform. Voor MKB ondernemers een geschenk uit de cloud. Je kunt nog steeds complexe systemen kopen of laten bouwen in C+, Python en HTML/Java. Maar dit is duur en gelukkig steeds vaker onnodig.

Het Power Platform bestaat uit Power BI, Power Apps en Power Automate. Alles werkt heel fijn samen met elkaar en met Microsoft 365-apps. Met de honderden beschikbare connectors wordt het Power Platform met vrijwel alles gekoppeld. De Common Data Service maakt veel datawarehouses overbodig. Zo is het een ideale low-code aanvulling op standaard ERP systemen die MKB bedrijven gebruiken.

Ik gebruik Power BI om rapportages te maken die zowel in browsers als via mobiele apps geopend worden. Het ontwikkelen van een rapportage gebeurt in drie stappen.

Geen alternatieve tekst opgegeven voor deze afbeelding

 1 Vaststellen informatiebehoefte

We starten met een (Teams) overleg waarin we bepalen welke cijfers je wil zien. Welke databronnen zijn hiervoor nodig? Het is ook mogelijk om interne data met externe binnen te combineren. Bijvoorbeeld data van de Kamer van Koophandel.

Hoe wordt de informatie straks gepresenteerd? Als cijfers, grafieken of een combinatie hiervan? Welke filters wil je hebben en over welke periode, hoe ver terug in de tijd? Wie krijgt straks wat te zien? Ook bepalen we hoe vaak de data ververst moet worden, dagelijks of realtime?

 2: Ontsluiten van data en presentatie concept-rapport

Vervolgens ga ik samen met de systeembeheerder in het MKB bedrijf informatie verzamelen en een virtuele werkomgeving inrichten. Alles kan op afstand gedaan worden zoals databronnen ontsluiten en samenvoegen tot rapportage-datamodel. Daarop maak ik een eerste versie van het gewenste rapport. Hiervoor gebruik ik Power BI desktop. Deze wordt geïnstalleerd op een virtuele werkplek in het MKB bedrijf, zodat er geen data buiten het bedrijf geëxporteerd wordt.

De eerste rapportage neem ik met de MKB ondernemer door om vast te stellen of deze aan de behoeften voldoet. Waar nodig worden aanpassingen gemaakt.

 3. In productie nemen en distribueren van de rapportage

Wanneer het rapport in orde is wordt het in productie genomen. Dit betekent het automatisch verversen van de data en ter beschikking stellen aan geselecteerde gebruikers binnen het bedrijf. Dit gebeurt via de goed beveiligde online PowerBI service. Er worden groepen van gebruikers aangemaakt waaraan toegangsrechten gegeven worden. Bijvoorbeeld verkoop binnendienst medewerkers die een gedeelte van de data in aangepaste rapportages ontvangen. Of de financiële administratie die met Power BI zelf aangepaste rapportages kan maken en ad-hoc analyses uitvoert. Terwijl de systeembeheerder met het Microsoft 365-beheercentrum de toegangsrechten regelt.

Vervolgstappen zijn het maken van bedrijfseigen Apps met Power Apps en vaak terugkerende handelingen automatiseren met Power Automate.