Molenstraat 81, Ede
0655962062
info@richardvanhoorn.nl

De 3 valkuilen van Power BI

De 3 valkuilen van Power BI

In korte tijd is Power BI een populaire tool voor business intelligence geworden. Het ontwikkelprogramma (Desktop) en online trainingen (Microsoft learn) zijn gratis beschikbaar. Iedereen kan nu professionele rapportages bouwen. Gelukkig doen velen dat, helaas niet zonder risico’s. Datalekken, onleesbare code en een oneindige backlog op de IT-afdeling zijn belangrijkste valkuilen. Dat kan beter.

Valkuil 1: Power BI is geen open source programma

Op allerlei afdelingen ontdekken steeds meer slimme werknemers het plezier van werken met Power BI. Vaak op eigen houtje en zonder ondersteuning van de IT afdeling. Zonder Power BI licentie kun je een eind komen. Ik zie veel controllers en analisten data downloaden uit applicaties, laden in Power BI desktop om vervolgens rapportages via mail te verspreiden.

Doe dit niet! Wie data via importeren laadt in desktop slaat een kopie van alle data lokaal op. Ook data die niet in visuals gebruikt wordt. Desktop bestanden vervolgens delen maakt het mogelijk dat alle data doorgestuurd wordt. Het datalek, soms inclusief persoonsgegevens, is dan een feit. Verder kunnen medewerkers geen rapportages delen als ze te druk zijn of op vakantie zijn. 

Dat kan beter. Power BI is geen open source programma net zoals Microsoft geen liefdadigheidsinstelling is. Voor een product zoals Power BI moet je betalen. Zorg dat medewerkers die met Power BI aan de slag willen een Power BI pro licentie hebben. Dat kost vrijwel niets als deze al niet in je Microsoft de 365 licentie opgenomen is. Met een Pro licentie kunnen medewerkers verbinden met databronnen, data automatisch verversen en veilig rapportages delen via de Power BI service en 365/Azure AD Groepen.

Valkuil 2: Power BI volstoppen met SQL en DAX code

Slimmeriken die al een stuk verder zijn met Power BI kunnen data transformeren met behulp van SQL en DAX code. Soms zie je rapportages die hiermee volledig zijn volgestouwd. De code is vaak zowel indrukwekkend als onleesbaar en wordt daarom niet in andere rapportages gebruikt. Nog erger wordt het als de code is geschreven door een freelancer die vervolgens weggaat of zo onmisbaar wordt. Wellicht fijn voor de freelancer waar minder goed voor de collega’s en de inhurende organisatie.

Doe dat niet! Wie ingewikkelde code in rapportages verstopt en de codestar gaat uithangen streelt zijn eigen ego! Het is verder een brom van fouten rapportage met fouten de organisatie in te sturen, omdat de code zo lastig te controleren is.

Hoe moet het dan wel? Ga samenwerken als een team. Waardeer de intelligentie en inzet van de codestar maar breng de code voor noodzakelijke data transformaties naar een plaats eerder in het proces. Het Datawarehouse, de pipeline of een datamodel op het Microsoft Power platform. Documenteer de de code en zorg dat iedereen hiervan gebruik maakt en dus ook dezelfde meetwaardes gebruikt. 

Valkuil 3: Power BI op een oneindige backlog plaatsen

Vanwege bovengenoemde problemen overwegen sommige IT managers het gebruik van Power BI binnen de organisatie af te remmen. Geen licenties ter beschikking te stellen buiten de IT afdeling en alle rapportageverzoeken, centraal op een business intelligence afdeling, afhandelen. Dat wordt roeien tegen de stroom. Het decentraal gebruik van Power BI is niet tegen te houden. Jongeren leren het tijdens hun opleiding en anders wordt het wel door Microsoft gepromoot. Logisch, de voordelen zijn te groot om te laten liggen. Centrale IT afdelingen die stribbelen krijgen te maken met een gigantische backlog aan rapportageverzoeken en ontevreden interne klanten. Doe dit niet! Organisaties gaan steeds meer data gedreven werken en Je kunt dit maar beter op een veilige manier faciliteren. 

Hoe moet het dan wel? Werk aan de winkel voor de IT-afdeling! Zorg ervoor dat het downloaden van data uit allerlei applicaties stopt. Stop de datalekken! Stimuleer het gebruik van Power BI binnen de organisatie door het geven van trainingen en coaching. Stel zelfafdwingbare richtlijnen op waarmee de kwaliteit geborgd op. Maak volgens deze richtlijnen datamodellen en stel deze ter ter beschikking aan de data-analisten die ze nodig hebben. Datamodellen die alle noodzakelijke code bevatten om meteen aan de slag met gedeelde meetwaarden. Zo krijg je Power BI rapportages van hoge kwaliteit gedeeld met collega’s.